Cùng với nhịp độ chuyển đổi số mạnh mẽ trong toàn Tập đoàn Điện lực Việt Nam (EVN) và Tổng công ty Phát điện 2 (EVNGENCO2), Công ty Cổ phần Cổ phần Thủy điện Sông Ba Hạ (SBH) đã và đang triển khai nhiều giải pháp để xây dựng mô hình số hóa và chuyển đổi số (CĐS) trong hoạt động sản xuất, kinh doanh. Riêng đối với công tác quản lý vật tư, việc ứng dụng CĐS đã giúp đơn vị nâng cao hiệu quả công tác kiểm soát vật tư nhập - xuất - tồn kho, gia tăng hiệu quả hoạt động, tối ưu hóa chi phí.
Mô hình áp dụng phần mềm quản lý vật tư thiết bị bằng công nghệ mã vạch QRCode
Sự cần thiết phải ứng dụng công nghệ số vào công tác quản lý vật tư
Trước đây, SBH quản lý vật tư trong kho bằng phần mềm kế toán ERP. Tuy nhiên, phần mềm kế toán không có phần mềm quản lý các vật tư đã xuất kho đưa về các bộ phận sử dụng, bảo quản nên chưa đáp ứng được nhu cầu quản lý tìm kiếm tiện lợi. Là nhà máy Thủy điện có công suất 220MW, gồm 2 tổ máy nên SBH có gần 700 mã vật tư phục vụ cho hoạt động sản xuất. Mỗi mã vật tư lại cần kèm theo nhiều thông tin để quản lý như: Chủng loại, số lượng, thông số kỹ thuật, vị trí của sản phẩm trong kho hàng, thời gian nhập kho, xuất kho... Cách quản lý vật tư theo phương pháp thủ công (nhập, xuất và xử lý dữ liệu hoàn toàn trên bảng exel) gây nhiều khó khăn trong công tác quản lý, từ truy xuất thông tin, tìm kiếm chính xác vật tư thiết bị sử dụng, công tác kiểm kê định kỳ của Công ty thường thực hiện rất vất vả, cần nhiều nhân lực và thời gian để xử lý khối lượng lớn công việc, Các bộ phận liên quan không cập nhật được tồn kho chính xác tại thời điểm cần. Do đó, khi có yêu cầu thay thế vật tư phục vụ công tác sửa chữa, các chuyên viên phụ trách phòng kỹ thuật thường phải đi kiểm tra thực tế hàng tồn kho để chắc chắn hàng mình cần thay thế có hay không, việc này rất tốn thời gian và ảnh hưởng đến tính kịp thời để đưa ra phương án sửa chữa.
Thiết bị in mã vạch QRcode
Để giải quyết những tồn tại như trên và để đồng bộ và nâng cao hiệu quả quản lý bằng chuyển đổi số, từ tháng 10 năm 2022, SBH đã triển khai ứng dụng phần mềm quản lý vật tư thiết bị bằng công nghệ mã vạch (QR code) để phục vụ công tác tra cứu, quản lý tất cả các vật tư, thiết bị đã mua sắm về lưu kho và xuất ra sử dụng và đưa vào lưu trữ và khai thác một cách có hệ thống trên phần mềm.
Hiệu quả của việc áp dụng mã vạch vào quản lý vật tư
Khi quản lý kho bằng mã vạch QR Code thì các thông tin vật tư sẽ được tự động mã hóa, người phụ trách sẽ in ra để dán lên sản phẩm khi nhập kho. Việc áp dụng quản lý bằng mã số-mã vạch sẽ giúp Ban Lãnh đạo cũng như các bộ phận kỹ thuật trong nhà máy có thể nắm bắt các thông tin về vật tư bất cứ lúc nào ngay trên chính thiết bị điện tử thông minh như: điện thoại, ipad,... của mỗi cá nhân.
Vật tư được dán mã vạch QRcode tại kho
Thông qua các thiết bị điện tử thông minh, các bộ phận liên quan trong Công ty có thể theo dõi hàng tồn kho, kiểm tra thông tin vật tư với đầy đủ thông số kỹ thuật, hình ảnh... giúp cho việc thay thế thiết bị được triển khai nhanh hơn cũng như lên kế hoạch mua sắm các thiết bị dự phòng một cách hiệu quả, đồng thời giảm hàng tồn kho. Bộ phận quản lý kho cũng chủ động trong công tác kiểm soát vật tư nhập - xuất - tồn một cách chính xác tuyệt đối và khoa học, biết chính xác được khu vực, vị trí của vật tư trong kho, tiết kiệm thời gian trong việc lấy hàng hóa, giảm chi phí hoạt động, giảm thời gian lưu kho.
Sau khi thực hiện quản lý vật tư thiết bị bằng công nghệ mã vạch, Công ty Cổ phần Thuỷ điện Sông Ba Hạ hoạt động hiệu quả, giúp bộ phận quản lý vật tư thiết bị kiểm kê trên hệ thống này một cách nhanh chóng, và dữ liệu được đồng bộ thông suốt với hệ thống ERP vận hành ổn định, bảo mật, an toàn, trên các hệ thống phần mềm dùng chung EVN,… Phần mềm quản lý vật tư thiết bị bằng công nghệ mã vạch truy xuất dữ liệu thông qua hệ thống mạng giữa Công ty và Nhà máy sẽ được xuyên suốt, dễ dàng chia sẻ dữ liệu, sử dụng hiệu quả các ứng dụng nội bộ, các phần mềm dùng chung phù hợp với nhu cầu phát triển trong tình hình mới, phù hợp với chiến lược phát triển công nghệ thông tin của Tổng công ty Phát điện 2 và Tập đoàn Điện lực Việt Nam.
Hồng Thanh