EVN tiên phong triển khai văn phòng số

EVN là một trong những tập đoàn kinh tế đi đầu trong chuyển đổi số. Triển khai hệ thống văn phòng số được đánh giá là một trong những thành công tiêu biểu của bước đầu chuyển đổi số lĩnh vực quản trị của EVN. Trải qua các giai đoạn phát triển từ hệ thống phần mềm E-Office 1.0 đến 3.0, nay là phần mềm văn phòng số (Digital Office) với những tính năng quản trị vượt trội, đáp ứng tối ưu hóa công tác quản trị điều hành.

 Thay đổi để phù hợp với xu hướng tất yếu

EVN xác định, chuyển đổi số trước tiên là chuyển đổi về nhận thức của từng người lao động trong toàn Tập đoàn; xây dựng chương trình nâng cao nhận thức, đào tạo kỹ năng về chuyển đổi số, phát triển doanh nghiệp số cho lãnh đạo các cấp và toàn thể người lao động; xác định chuyển đổi số là trách nhiệm của mỗi cá nhân người lao động. Từ đó, Tập đoàn và các đơn vị đã hình thành văn hóa chấp nhận và thử nghiệm đổi mới sáng tạo, từng bước chuyển đổi tư duy, chuyển đổi cách làm, tận dụng sức mạnh của công nghệ số nâng cao giá trị, chất lượng doanh nghiệp, phát triển đổi mới sáng tạo.

Ông Đoàn Văn Huy - Phó Chánh Văn phòng EVN cho biết: việc xây dựng, phát triển hệ sinh thái Văn phòng số tại EVN phù hợp với định hướng xây dựng Chính phủ điện tử đồng thời tạo sự chuyển biến, thay đổi thực chất trong văn hóa giải quyết công việc của EVN theo hướng chuyên nghiệp, hiện đại, hiệu quả hơn; đảm bảo tính minh bạch, kịp thời. Đẩy mạnh; chuyển đổi số tất cả các hoạt động thường xuyên của EVN, tập trung trong các lĩnh vực giao dịch điện tử, thanh toán điện tử; các hình thức họp hội nghị truyền hình, xử lý công việc qua phần mềm trực tuyến; thực hiện “Phòng họp không giấy” trong tất cả các cuộc họp.

Cũng theo ông Đoàn Văn Huy, thời gian vừa qua, những giải pháp chuyển đổi số tiêu biểu trong lĩnh vực văn phòng tại Cơ quan EVN và các đơn vị thành viên đang tiếp tục được nâng cao, nhằm hướng tới mục tiêu tăng năng suất lao động, cung cấp dịch vụ hành chính văn phòng không giấy mọi lúc, mọi nơi, trên mọi thiết bị, đã tạo sự thuận tiện cho CBCNV và hướng tới minh bạch trong công tác quản lý.
 

EVN tổ chức hội nghị triển khai sử dụng văn phòng điện tử, các văn bản về công tác bảo vệ bí mật nhà nước và văn thư lưu trữ

Quản trị trực tuyến 

Việc triển khai Hệ thống phần mềm Digital Office đối với EVN cũng như đối với các đơn vị trong toàn ngành điện đã đánh dấu sự chuyển dịch từ mô hình quản trị truyền thống lên mô hình quản trị trực tuyến, làm tiền đề cho tiến trình chuyển đổi số doanh nghiệp.

Digital Office giúp người dùng truy vấn, xử lý, cập nhật và khai thác dữ liệu mọi lúc mọi nơi, trên nhiều loại thiết bị như máy tính, các thiết bị thông minh, di động. Ứng dụng triệt để văn phòng số giúp lãnh đạo Tập đoàn/đơn vị và CBCNV có thể xử lý, giải quyết công việc mọi lúc, mọi nơi, tiết kiệm thời gian, tăng năng suất lao động, tối ưu hóa chi phí cho toàn ngành. 

Nhờ áp dụng Digital Office, hiện nay, 100% các văn bản đi - đến trong và ngoài EVN đã được áp dụng chữ ký điện tử. 100% báo cáo được luân chuyển dưới dạng điện tử, 100% các cán bộ quản lý được cấp chữ ký số. Đặc biệt, Tập đoàn ban hành 27.000 mã định danh điện tử để các đơn vị gửi/nhận văn bản điện tử trên Trục liên thông văn bản Quốc gia.

Tại Cơ quan EVN, theo thống kê riêng trong năm 2022: tỷ lệ văn bản đến điện tử đạt 82%, (trong đó văn bản đến điện tử trong ngành đạt 99,1%), tỷ lệ văn bản đi ký số đạt 92%; tỷ lệ lập hồ sơ công việc trên môi trường điện tử đạt 98%; 29.690 văn bản đến và 10.824 văn bản đi; chi phí gửi chuyển phát văn bản giấy qua đường bưu điện năm sau giảm hơn năm trước (năm 2022 giảm 19% so với năm 2021), giúp tiết kiệm 19% chi phí gửi chuyển phát văn bản giấy truyền thống.

Chị Nguyễn Hoàng Điệp - Chuyên viên Ban Quản lý đầu tư vốn EVN cho biết: “Vì tính chất công việc nên tôi thường xuyên phải xử lý rất nhiều công việc, từ tiếp nhận công việc, xử lý và lập hồ sơ công việc, giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan. Trước đây, việc tìm kiếm văn bản, hồ sơ gặp nhiều khó khăn và phải nhờ hỗ trợ từ bộ phận hành chính văn thư để xử lý công việc. Từ khi ứng dụng hệ thống phần mềm Digital Office, tôi có thể nhanh chóng tìm lại các văn bản, tài liệu và hồ sơ bằng vài thao tác đơn giản trên máy tính hoặc điện thoại di động ở mọi lúc mọi nơi. 

Phòng họp không giấy

Song song với việc triển khai văn phòng số, các hoạt động chuyển đổi số trong lĩnh vực quản trị nội bộ cũng được đẩy mạnh, điển hình như phòng họp không giấy, họp trực tuyến.

 “Phòng họp không giấy” đã trở thành văn hóa phòng họp trong Cơ quan EVN và trong toàn ngành. Thông qua Cổng thông tin điện tử EVN dùng chung (EVNPortal), lịch họp, lịch công tác và thiết lập các tài nguyên chia sẻ (hoặc quét mã QR code để tải tài liệu cuộc họp). 

Việc thay thế các báo cáo giấy truyền thống bằng báo cáo điện tử đã giúp EVN tối ưu hóa chi phí về văn phòng phẩm như giấy in, mực in, photocopy, thời gian, chi phí vận chuyển cũng như diện tích kho lưu trữ bảo quản hồ sơ…

Nói về lợi ích của “phòng họp không giấy”, anh Phạm Xuân Minh Trí - Phó Bí thư Đoàn Thanh niên EVN chia sẻ:  “Trước đây, công tác chuẩn bị cho các cuộc họp sẽ đi kèm với việc in ấn tài liệu, báo cáo, chưa kể trường hợp thiếu tài liệu trong cuộc họp phải mất thời gian in ấn bổ sung. Việc này không chỉ gây mất thời gian, nhân lực thực hiện và còn dẫn đến việc sử dụng rất nhiều giấy, mực in mặc dù chúng tôi cũng đã in ấn 2 mặt để đảm bảo tiết kiệm tối đa. Kể từ khi EVN áp dụng “Phòng họp không giấy”, mọi thứ trở nên thuận lợi rất nhiều. Tất cả các tài liệu, báo cáo, số liệu phục vụ cuộc họp đều có sẵn trên các tiện ích văn phòng số như D-Office, EVN Portal... hoặc qua email, zalo…, người dự họp có thể tải tài liệu đọc và nghiên cứu trước để đạt hiệu quả trong cuộc họp.

Chuyển đổi số trong công tác văn phòng tại EVN đã tạo được môi trường làm việc văn minh, hiện đại, nâng cao năng lực của từng CBNV, tạo tác phong làm việc chuyên nghiệp trong toàn Tập đoàn, thay đổi hoàn toàn tư duy và cách làm việc, tính tự giác được nâng cao, trách nhiệm của từng khâu, từng bộ phận được thể hiện rõ ràng, rút ngắn thời gian xử lý công việc, tăng hiệu quả làm việc, tiết kiệm thời gian và phần lớn các chi phí văn phòng.