Chuyển đổi số là xu thế tất yếu của thời đại cách mạng công nghiệp 4.0. Nó đòi hỏi mỗi cá nhân, tổ chức dù muốn hay không muốn cũng không thể đứng ngoài cuộc. Đại hội Đảng toàn quốc lần thứ XIII khẳng định, cùng với sự phát triển mạnh mẽ khoa học - công nghệ và đổi mới sáng tạo, chuyển đổi số là một trong ba trụ cột thực hiện phát triển nhanh, phát triển bền vững; đồng thời là một trong những khâu đột phá lớn, góp phần “tạo bứt phá về năng suất, chất lượng, hiệu quả và sức cạnh tranh”.
Chuyển đổi số đem đến nhiều cơ hội cho sự phát triển nhưng để thực hiện nhiệm vụ này cũng gặp rất không ít thách thức. Bài viết này, chúng tôi chỉ đề cập đến hiệu quả và thách thức chuyển đổi số trong phạm vi của Tập đoàn Điện lực Việt Nam, Tổng công ty Phát điện 2 nói chung và Công ty Thủy điện nói riêng.
Chuyển đổi số giúp tiết kiệm nguồn lực của đơn vị.
Thế giới luôn luôn vận động và phát triển, điều chúng ta dễ dàng nhận thấy, sự phát triển đó gắn liền với công nghệ, với thành tựu của những cuộc cách mạng khoa học. Tôi nhớ cách đây 15 năm khi mới vào làm việc văn phòng tại Công ty Thủy điện Quảng Trị - lúc đó trụ sở Công ty đóng tại địa bàn thị trấn Khe Sanh, huyện Hướng Hóa, việc gửi và nhận văn bản mất rất nhiều thời gian, công sức, giấy mực, nhất là đến mùa bão lụt mỗi lần gửi văn bản thông báo cho các cơ quan ban ngành về điều tiết hồ chứa là sốt ruột, lo lắng vô cùng. Giờ đây với sự phát triển của mạng xã hội các ứng dụng Zalo, facebook,… đã hỗ trợ rất nhiều cho việc gửi nhận và trao đổi thông tin. Bên cạnh đó Công ty đã ứng dụng các phiên bản của hệ thống E-Offfice và giờ là Digital - Office nên việc xử lý các văn bản đến đi, giải quyết công việc có thể thực hiện được mọi lúc mọi nơi, tiện lợi vô cùng. Đó là một trong rất nhiều dẫn chứng để chúng ta thấy được rằng khi chuyển đổi số công việc được giải quyết nhanh chóng, tiết kiệm về thời gian, nhân lực, phương tiện, …
CBCNV Công ty Thủy điện Quảng Trị đang thao tác trên phần mềm D-Office
Chuyển đổi số nâng cao hiệu quả công tác quản lý.
Khi quy trình công việc chưa được số hóa, các bước đều tiến hành thủ công, việc lưu trữ hồ sơ tài liệu ở dạng giấy khiến công tác tra cứu tài liệu, cập nhật, theo dõi các số liệu tổng hợp gặp nhiều khó khăn; hạn chế việc đánh giá, phân tích, dự báo vấn đề để hoạch định ra đường lối chiến lược phát triển. Với việc ứng dụng hệ thống phần mềm HRMS, ERP, PMIS, RCM, E-Office (hiện nay là D- Office),….tại Công ty Thủy điện Quảng Trị cho thấy chỉ cần click chuột hệ thống đã có thể đáp ứng các yêu cầu trong giây lát, giúp người dùng thuận tiện trong việc tra cứu, theo dõi, tổng hợp, báo cáo,…giúp cho lãnh đạo quản lý công việc chặt chẽ, khoa học, có tầm khái quát, có tính liên thông từ cấp nhỏ nhất cho đến Tập đoàn.
Chuyển đổi số tạo ra sự minh bạch trong công việc
Chúng tôi thường nói đùa với nhau “chỉ có người sai chứ máy không bao giờ sai”, điều đó hoàn toàn đúng khi hệ thống thiết bị máy móc vận hành ổn định. Và câu nói đó đã khẳng định tính chính xác của các hệ thống phần mềm. Một khi các quy trình đã được số hóa và chuyển đổi số thì các thao tác đòi hỏi phải chính xác, từ đó hệ thống cập nhật các dữ liệu vào chương trình, theo lập trình để đánh giá hiệu quả công việc của mỗi cá nhân. Hệ thống Digital - Office của Tập đoàn Điện lực Quốc gia Việt Nam đang triển khai tại các đơn vị đã và sẽ thực hiện được điều đó. Hệ thống này sẽ lưu vết quá trình xử lý công việc của cá nhân trên hệ thống, tổng hợp việc giải quyết văn bản, lập hồ sơ công việc theo tỉ lệ để đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ và xếp loại cho mỗi cá nhân.
Khi chuyển qua giai đoạn chuyển đổi số các khâu của quá trình công việc được gắn kết, kiểm soát bởi phần mềm quản lý, đòi hỏi mỗi CBCNV phải tự nâng cao năng lực chuyên môn nghiệp vụ, kỹ năng xử lý công việc một cách khoa học. Tất cả các hoạt động lúc đó sẽ được “phơi bày” rõ ràng và đó là một trong những cơ sở quan trọng để đánh giá khả năng, hiệu quả của mỗi cá nhân, đơn vị.
Chuyển đổi số tăng cường khả năng gắn kết và nâng cao năng suất lao động
Chúng ta đang nỗ lực để xây dựng một xã hội công bằng, dân chủ, văn minh, nỗ lực để xây dựng thành công chế độ xã hội chủ nghĩa. Một xã hội như C.Mac và Ph. Angghen dự báo “lao động trở thành không những là một phương tiện để sinh sống mà bản thân nó còn là một nhu cầu bậc nhất của đời sống; sự phát triển toàn diện của các cá nhân, sức sản xuất của họ ngày càng tăng lên và tất cả các nguồn của cải xã hội đều tuôn ra dồi dào”. Một xã hội như vậy sẽ đến trong tương lai khi giờ đây mỗi cá nhân, tổ chức đều ý thức được trách nhiệm của mình đối với sự phát triển bền vững của đất nước.
Thực vậy, xã hội sẽ có nhiều của cải vật chất khi năng suất lao động được nâng cao điều này lại phụ thuộc và phương thức sản xuất của mỗi thời đại. Thời đại chúng ta đang sống là thời đại của cuộc CMCN 4.0 - thời đại số. Do vậy hầu như mọi mọi hoạt động xã hội đang dần dần được số hóa. Chuyển đổi số sẽ giúp thay đổi cách thức vận hành, mô hình kinh doanh của doanh nghiệp và đem đến những hiệu quả cao hơn, những giá trị mới hơn cho doanh nghiệp.
Chuyển đổi số trong doanh nghiệp là quá trình chuyển đổi toàn diện và tổng thể, đòi hỏi sự tham gia của toàn bộ cá nhân và của tất cả các bộ phận. Vì vậy nó sẽ tạo ra sự gắn kết giữa các cá nhân và bộ phận đó trong một chương trình thống nhất. Với sự phát triển của công nghệ số đã làm cho mọi người xích lại gần nhau hơn, tạo điều kiện để trao đổi với nhau nhiều vấn đề. Nếu như trước đây Tập đoàn Điện lực Việt Nam tổ chức một cuộc họp, hội nghị, hội thảo, các đơn vị phải chuyển bằng phương tiện đến nơi để dự. Giờ đây việc tổ chức họp trực tiếp đó có lẽ sẽ dần dần bị thay thế bởi các cuộc họp trực tuyến. Công nghệ số đã rút ngắn khoảng cách, xóa nhòa khoảng cách, mở ra nhiều cơ hội tiếp cận, tiếp thu tri thức cho mỗi CBCNV.
Chuyển đổi số là cả một quá trình đòi hỏi mỗi doanh nghiệp phải hoạch định cụ thể lộ trình, xác định các nguồn lực. Chúng ta, đã nhìn thấy rõ hiệu quả chuyển đổi số mang lại, tuy nhiên để đạt được mục tiêu trở thành “doanh nghiệp số vào năm 2025” như Tập đoàn Điện lực Việt Nam đã xác định đòi hỏi chúng ta phải vượt qua nhiều thách thức.
Thách thức về thay đổi nhận thức
Quy luật của sự phát triển là cái mới ra đời tiến bộ hơn sẽ dần thay thế cái cũ. Tuy nhiên để cái mới có chỗ đứng, được công nhận, được thực hiện không phải là điều dễ dàng. Chuyển đổi số cũng vậy, đó cũng là cái mới là thuật ngữ của thời đại số. Việc đầu tiên trong công tác chuyển đổi số là phải làm thay đổi nhận thức của mỗi cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp. Để thực hiện công tác này thời gian qua Tổng công ty Phát điện 2 đã đẩy mạnh công tác truyền thông, tổ chức rất nhiều lớp đào tạo, hội thảo, hội nghị về chuyển đổi số trong lĩnh vực quản trị, sản xuất, đầu tư xây dựng,..nhằm cung cấp cho lãnh đạo, CBCNV hiểu rõ chuyển đổi số là gì, vì sao phải chuyển đổi số, làm gì để chuyển đổi số, chiến lược chuyển đổi số,….
Thách thức về số hóa
Đầu vào của công tác chuyển đổi số là các dữ liệu, dữ liệu này được tạo ra thông qua việc số hóa. Hiện nay, các đơn vị trong Tập đoàn điện lực Việt Nam đang tồn tại rất nhiều hồ sơ, tài liệu ở dạng giấy. Để số hóa các hồ sơ tài liệu này là cả một vấn đề lớn. Bởi vậy, cần xác định cụ thể loại hồ sơ, tài liệu để số hóa đồng thời có kế hoạch để thực hiện công tác này.
Thách thức về nhân lực
Nhân lực chuyển đổi số ở đây bao gồm toàn bộ CBCNV nhưng chúng tôi muốn nhấn mạnh đến nhân lực vận hành chuyển đổi số - Những CBCNV làm nhiệm vụ IT tại các đơn vị. Bộ phận này đóng vai trò quan trọng vận hành các phần mềm, hệ thống trong công tác chuyển đổi số. Vì vậy việc biên chế lao động tại các đơn vị, việc nâng cao trình độ, công tác đào tạo vận hành cũng như khả năng xử lý các lỗi hệ thống của đội ngũ này cần được quan tâm đặc biệt.
Thách thức về hạ tầng số
Yêu cầu đặt ra của công tác chuyển đổi số là phải có đủ cơ sở hạ tầng để tiếp nhận vận hành hệ thống phần mềm. Về vấn đề này Tập đoàn Điện lực Việt Nam, Tổng công ty Phát điện 2 đang từng bước nâng cấp, nâng cao năng lực hệ thống viễn thông dùng riêng, hệ thống công nghệ thông tin theo từng giai đoạn để đáp ứng yêu cầu công tác chuyển đổi số. Bên cạnh đó mỗi đơn vị cũng cần có kế hoạch trang cấp thiết bị cho CBCNV để vận hành hệ thống các phần mềm về công tác chuyển đổi số.
Phòng điều khiển Trung tâm Nhà máy Thủy điện Quảng Trị
Chuyển đổi số đòi hỏi doanh nghiệp cần liên tục cập nhật, liên tục học hỏi theo cái mới, cái hiện đại và phải chấp nhận cả thất bại bên cạnh những thành công của sự đổi mới đem lại. Với quyết tâm, tầm nhìn, bản lĩnh, trí tuệ, đồng lòng của Lãnh đạo Tổng công ty Phát điện 2 và toàn thể CBCNV, chúng tôi tin tưởng ngôi nhà chung EVNGENCO2 sẽ hoàn thành tốt các mục tiêu chuyển đổi số giai đoạn 2021-2022 và 2023-2025. Xây dựng Tổng công ty Phát điện 2 trở thành một trong những đơn vị mạnh của Tập đoàn Điện lực Việt Nam góp phần vào sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước.
Bài viết đạt Giải nhất cuộc thi "EVNGENCO2 với công cuộc chuyển đổi số"
Nhóm tác giả: Lê Thị Thủy; Nguyễn Cửu Phúc; Lê Mai Trang.