Phát huy thế mạnh của chuyển đổi số mang lại, thời gian qua, Công ty Cổ phần Thủy điện Sông Ba Hạ (SBH) không ngừng nghiên cứu, đầu tư và áp dụng công nghệ số vào hoạt động sản xuất, kinh doanh, trong đó ứng dụng chuyển đổi số vào công tác quản trị hành chính văn phòng, mang lại nhiều hiệu quả thiết thực.
Hình minh họa
Nhằm đẩy nhanh quá trình chuyển đổi số tại doanh nghiệp, từ đầu năm 2021, SBH đã đẩy mạnh tuyên truyền cho cán bộ người lao động về chủ trương, định hướng của công ty về chuyển đổi số. Theo đó, đến nay có 100% cán bộ, người lao động (CBNLĐ) của công ty nắm vững những định hướng, mục tiêu, nhiệm vụ, lộ trình chuyển đổi số của đơn vị và vai trò của mình trong chuyển đổi số; 100% CBNLĐ nhận thức rõ vai trò, trách nhiệm của mình trong hành trình chuyển đổi số tại Công ty; nhận thức rõ được vai trò của an toàn thông tin, các nguy cơ mất an toàn thông tin và biện pháp phòng tránh,…
Việc chuyển đổi số trong quản trị hành chính văn phòng đóng vai trò tiên phong, có ý nghĩa quan trọng không chỉ đối với công tác văn phòng mà còn đối với hoạt động của các bộ phận có liên quan trong đơn vị. Vì vậy, SBH đã đẩy mạnh việc ứng dụng chuyển đổi số trong lĩnh vực hành chính văn phòng; áp dụng văn phòng số D-Office - đây là hệ thống văn phòng điện tử mới gồm đầy đủ các phân hệ như: Phân hệ Văn thư, phân hệ Văn bản đến, công việc, phân hệ Văn bản đi/phân hệ Văn bản đi nội bộ, hồ sơ tài liệu, đánh giá, chấm điểm, tích hợp hệ thống gửi nhận văn bản giữa EVN và các đơn vị... Bên cạnh đó, hệ thống cũng được bổ sung một số tính năng nghiệp vụ mới, nhằm đáp ứng đầy đủ các quy định mới về công tác văn phòng và sẵn sàng cho việc mở rộng theo cải cách hành chính của ngành. Toàn bộ quy trình soạn thảo, ký số, phê duyệt, ban hành, tiếp nhận, lưu trữ văn bản đều được thực hiện trên môi trường số. Nhiều ứng dụng văn phòng đã được số hóa và liên kết với D-Office như lịch tuần công việc, đăng ký công tác, quản lý công tác,…
CBNLĐ đang thao tác trên phần mềm D-Office
So với phương thức hoạt động văn phòng truyền thống, Văn phòng điện tử D-Office mang lại một hệ thống quản lý tập trung có thể dễ dàng quản lý; tra cứu, tìm kiếm văn bản liên quan đến công việc, thực hiện ký số và phát hành văn bản điện tử, mở và lưu trữ hồ sơ trên không gian mạng; hồ sơ công việc điện tử đã được lập, tuân thủ đúng về quy định công tác lập hồ sơ, đảm bảo đầy đủ, chính xác về quy định hồ sơ điện tử, xác định thời gian bảo quản để giao nộp hồ sơ, lưu trữ qua hệ thống D-Office, từ đó giúp nâng cao hiệu suất giải quyết công việc, tiết kiệm thời gian luân chuyển, phát hành và lưu trữ văn bản, góp phần quan trọng trong cải cách hành chính, tiết kiệm thời gian và giảm chi phí, mọi thông tin được truyền tải nhanh chóng, kịp thời. Bên cạnh đó, Lãnh đạo, cán bộ quản lý dễ dàng kiểm tra được trách nhiệm cũng như thẩm quyền xử lý công việc, qua đó, nhắc nhở, đôn đốc và đưa ra ý kiến cho từng nội dung công việc, đảm bảo tiến độ công việc.
Việc áp dụng hiệu quả văn phòng điện tử giúp Lãnh đạo dễ dàng theo dõi tổng quan các công việc trong Công ty; Nhanh chóng phát hiện các vấn đề để ra quyết định kịp thời. Đồng thời giúp cho cán bộ người lao động nắm bắt được chính xác công việc và nhiệm vụ, cải thiện hiệu suất làm việc của cá nhân, thúc đẩy hoàn thành công việc đúng thời hạn, góp phần nâng cao hiệu suất làm việc chung trong Công ty./.
Phòng Hành chính – Lao động SBH