EVNICT: Những kinh nghiệm từ triển khai hệ thống ERP trong EVN

Đến hết năm 2017, Công ty Viễn thông Điện lực và Công nghệ thông tin (EVNICT) đã hoàn thành triển khai ứng dụng hệ thống ERP từ Cơ quan Tập đoàn, 9 Tổng công ty trực thuộc đến 100% đơn vị cấp 3 toàn Tập đoàn.

ERP (Enterprise Resource Planning) là hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp hay còn gọi là hệ thống quản trị doanh nghiệp. Oracle là nhà cung cấp hệ thống ERP cho EVN. Các tên gọi: Oracle ERP, Oracle EBS, FMIS/MMIS đều có thể hiểu cùng 1 nghĩa trong dự án ERP của EVN hiện nay.

Oracle EBS có rất nhiều chức năng với khoảng 250 phân hệ. Trong giai đoạn đầu, EVN chỉ triển khai 10 phân hệ liên quan đến tài chính kế toán và vật tư, giai đoạn tiếp theo là 5 phân hệ chuyên sâu về quản trị.

10 phân hệ đang triển khai tại EVN được chia thành 3 nhóm: Nhóm phân hệ thanh toán, nhóm phân hệ vật tư mua sắm, nhóm phân hệ tổng hợp hợp nhất.

EVNICT tiếp nhận để triển khai ERP trong toàn EVN từ tháng 4/2016. Đến hết năm 2017, kết quả triển khai cụ thể tại các đơn vị như sau:

Trước khi triển khai tại mỗi Tổng công ty, EVNICT đã lập kế hoạch triển khai mẫu và gửi các đơn vị thực hiện theo các hạng mục công việc và thời gian dự kiến. Dựa theo tình hình triển khai thực tế, đơn vị tự lập kế hoạch chi tiết. Kế hoạch này được lãnh đạo đơn vị phê duyệt, phổ biến, và quán triệt tới các đơn vị trực thuộc.

Trong đó, để chuẩn bị cho công tác triển khai tại đơn vị, đội dự án của EVNICT đã phối hợp thực hiện những công việc sau:

1, Rà soát, hiệu chỉnh các nghiệp vụ phát sinh hiện tại của TCT mà hệ thống FMIS/MMIS chưa đáp ứng được với mục đích:

+ Hiệu chỉnh hệ thống để đáp ứng nhu cầu quản lý của TCT;

+ Hiệu chỉnh lại quy trình hiện tại của TCT để phù hợp với quy trình và luồng nghiệp vụ theo hệ thống FMIS/MMIS

2, Chuẩn hóa bộ mã vật tư:

Hệ thống ERP yêu cầu thống nhất bộ mã vật tư toàn TCT. Đối với các đơn vị chưa thống nhất bộ mã thì công tác xây dựng, chuẩn hóa bộ mã mất nhiều thời gian và công sức. Đây là công việc gây khó khăn, ách tắc khi triển khai hệ thống. Do đó, các đơn vị cần thực hiện sớm và nghiêm túc công tác này.

3, Ban hành các quy trình, quy định nội bộ để vận hành hệ thống mới

Trước khi đưa hệ thống vào vận hành chính thức, TCT cần ban hành được các quy trình, quy định sau:

- Tài liệu hướng dẫn quản lý vật tư theo hệ thống ERP

- Ban hành tạm thời chế độ kế toán áp dụng theo hệ thống ERP

- Quy định quản lý các Danh mục dùng chung

- Quy trình quản lý vận hành hệ thống ERP

- Quy định cấu trúc bộ mã công trình dự án thống nhất toàn TCT theo nguyên tắc quy định của phân hệ PM trên hệ thống ERP

4, Hiệu chỉnh, xây dựng các công cụ tích hợp vào hệ thống ERP

Đối với một số đơn vị, để phục vụ công tác SXKD thường có các công cụ khai thác cơ sở dữ liệu của hệ thống FMIS 1.0; do đó, khi triển khai hệ thống ERP cần đưa ngay công tác này vào kế hoạch thực hiện, tránh ách tắc công việc cũng như thay đổi quy trình làm việc của các đơn vị trực thuộc.

5, Chuẩn bị nhân sự hỗ trợ tại các điểm triển khai

Khi triển khai hệ thống trên diện rộng, một việc quan trọng đó là hỗ trợ người dùng nhập liệu trong thời gian vận hành hệ thống mới, nhằm giúp người dùng làm quen với hệ thống, quy trình, luồng nghiệp vụ khi nhập các nghiệp vụ phát sinh thực tế.

Trong quá trình triển khai tại đơn vị, kế hoạch tổng thể đã được đưa vào thực hiện với thời hạn xác định (deadline) và phải có nhân sự hỗ trợ triển khai trước thời điểm đưa hệ thống vào vận hành, đội hỗ trợ người dùng tại các điểm triển khai (onsite):

- Sẽ hướng dẫn người dùng nhập liệu, điều chỉnh các giao dịch nhập sai, hỗ trợ kiểm soát các giao dịch nhập vào hệ thống cuối mỗi ngày

- Đưa các lỗi của hệ thống lên hệ thống quản lý lỗi tập trung của EVNICT (hệ thống jira) để FPT và EVNICT phối hợp xử lý.

- Đối với các lỗi ngoài phạm vi đội onsite xử lý, thì đội Vận hành tập trung của EVNICT sẽ xử lý.

- Báo cáo tổng hợp tình hình nhập liệu của các điểm.

6, Công tác đào tạo

Công tác đào tạo người dùng cuối là khâu quan trọng khi đưa hệ thống vào vận hành. Người dùng sẽ hiểu rõ hệ thống, công tác nhập liệu, đối chiếu báo cáo và hiệu chỉnh sai sót. Nhận thấy được tầm quan trọng đó, TCT cần tổ chức đào tạo theo phương án:

- Đào tạo theo phương pháp người dùng tham gia trực tiếp tại lớp học.

- Đào tạo thông qua hệ thống đào tạo trực tuyến (E-Learning).

Theo EVNICT, để triển khai thành công được hệ thống FMIS/MMIS trong doanh nghiệp nói chung và EVN nói riêng, cần đến sự nỗ lực của toàn tổ chức, trong đó cam kết của lãnh đạo là quyết định, từ đó nắm bắt và làm chủ được hệ thống, giúp cho việc quản trị doanh nghiệp đạt được hiệu quả cao.

Nguồn tin: EVNICT

• www.evn.com.vn