1. Chức năng:
Tham mưu cho Chủ tịch và Tổng giám đốc về công tác hành chính, văn thư, lưu trữ, chăm sóc sức khỏe, quan hệ quốc tế (trừ lĩnh vực tài chính) và quan hệ công chúng (PR); quản lý, điều hành công tác thông tin truyền thông, quảng bá thương hiệu, tuyên truyền văn hóa doanh nghiệp, công tác truyền thống của EVNHPCSONGBAHA.
2. Nhiệm vụ và quyền hạn:
- Hướng dẫn nghiệp vụ chuyên môn và tổ chức thực hiện việc tiếp nhận, xử lý, lưu trữ các văn bản, hồ sơ tài liệu của EVNHPCSONGBAHA và các đơn vị phòng ban theo các quy định của Nhà nước; hướng dẫn và kiểm tra thực hiện việc ban hành các văn bản của EVNHPCSONGBAHA theo đúng quy định về pháp chế hành chính, quy định của pháp luật; bảo mật hồ sơ tài liệu của EVNHPCSONGBAHA;
- Tổng hợp tình hình hoạt động chung của cơ quan EVNHPCSONGBAHA;
- Ra thông báo kết luận các cuộc họp do Tổng giám đốc và các Phó Tổng giám đốc chủ trì;
- Chịu trách nhiệm dự thảo văn bản của Tổng giám đốc chỉ đạo các Ban chức năng thực hiện các Nghị quyết, Quyết định của Chủ tịch;
- Lập chương trình công tác tuần, tháng của EVNHPCSONGBAHA, của Tổng giám đốc và các Phó Tổng giám đốc;
- Quản lý, sử dụng con dấu của EVNHPCSONGBAHA theo quy định của pháp luật;
- Làm đầu mối tiếp khách (bao gồm các cá nhân, tổ chức) đến làm việc với EVNHPCSONGBAHA, công tác lễ tân, tổ chức và phục vụ các hội nghị, hội thảo của EVNHPCSONGBAHA;
- Quản lý, sử dụng thiết bị thông tin liên lạc, hệ thống điều hòa không khí trung tâm, các trang thiết bị văn phòng và phương tiện đi lại bao gồm xe ôtô các loại và xe tải, bố trí sắp xếp phòng làm việc, phòng họp, các khu nhà tập thể, vườn hoa cây cảnh và đảm bảo vệ sinh các vị trí này;
- Thực hiện các thủ tục hành chính xin cấp các loại giấy phép hoạt động theo quy định của cơ quan quản lý nhà nước trên các lĩnh vực sản xuất kinh doanh và đầu tư quản lý dự án của EVNHPCSONGBAHA;
- Định hướng công tác thông tin, truyền thông, quảng bá thương hiệu, truyền thống và tuyên truyền văn hóa doanh nghiệp; tổ chức thực hiện và chỉ đạo sự phối hợp thống nhất giữa EVNHPCSONGBAHA;
- Đầu mối theo dõi, tiếp nhận và xử lý, trao đổi thông tin với các phương tiện thông tin truyền thông đại chúng (báo chí, phát thanh, truyền hình, internet…); tham mưu cho Chủ tịch và Tổng giám đốc về tổ chức họp báo, nội dung trả lời phỏng vấn, phát ngôn trước công luận. Đầu mối tổng hợp, soạn thảo và phát hành các thông cáo báo chí của EVNHPCSONGBAHA;
- Phối hợp với các phương tiện thông tin truyền thông thực hiện tuyên truyền, phổ biến chủ trương đường lối của Đảng, chính sách pháp luật của Nhà nước về hoạt động điện lực và các lĩnh vực hoạt động của EVNHPCSONGBAHA. Đầu mối tổ chức các chương trình, sự kiện truyền thông của EVNHPCSONGBAHA;
- Thiết lập và duy trì các mối quan hệ với các cơ quan quản lý báo chí, các cơ quan thông tin truyền thông;
- Quản lý và định hướng nội dung trên website, các ấn phẩm thông tin khác của EVNHPCSONGBAHA và của các đơn vị Phòng ban EVNHPCSONGBAHA;
- Cập nhật, bảo tồn, quảng bá các giá trị truyền thống của EVNHPCSONGBAHA;
- Xây dựng chương trình tuyên truyền, quảng bá phát triển thương hiệu của EVNHPCSONGBAHA, kiểm tra và hướng dẫn thực hiện thống nhất giữa EVNHPCSONGBAHA với các đơn vị Phòng ban;
- Xây dựng chương trình tuyên truyền, quảng bá văn hóa doanh nghiệp của EVNHPCSONGBAHA, kiểm tra và hướng dẫn thực hiện thống nhất giữa EVNHPCSONGBAHA với các đơn vị Phòng ban;
- Tham gia, tổ chức các sự kiện của EVNHPCSONGBAHA;
- Thu thập các thông tin chuyên ngành về các hoạt động của các tổ chức kinh tế nước ngoài, khảo sát năng lực và kinh nghiệm của đối tác, giúp EVNHPCSONGBAHA phân tích, đánh giá, lựa chọn đối tác, giải quyết các công việc liên quan với bên đối tác khi ký kết biên bản ghi nhớ hoặc thỏa thuận hợp tác với đối tác nước ngoài (các Phòng ban tham gia: KHVT, TCLĐ, TCKT, KT...);
- Theo dõi, tổng hợp tình hình hợp tác đầu tư, sản xuất, kinh doanh với các đối tác nước ngoài để báo cáo Lãnh đạo EVNHPCSONGBAHA theo định kỳ và đề xuất các giải pháp cần thiết;
- Tìm kiếm, khảo sát và xúc tiến cơ hội đầu tư ra nước ngoài;
- Xây dựng và phát triển mối quan hệ hợp tác với đối tác nước ngoài trên cơ sở chiến lược hợp tác quốc tế của EVNHPCSONGBAHA. Định hướng công tác đối ngoại của EVNHPCSONGBAHA;
- Tổ chức hội nghị, hội thảo chuyên đề trong nước của EVNHPCSONGBAHA với các tổ chức nước ngoài; làm đầu mối đề xuất và tham gia hội chợ, triển lãm trong và ngoài nước;
- Giải quyết các thủ tục hộ chiếu, visa cho các đoàn đi công tác nước ngoài của cơ quan EVNHPCSONGBAHA; tổ chức thu xếp thủ tục và chương trình đi công tác nước ngoài của lãnh đạo EVNHPCSONGBAHA; hỗ trợ thủ tục visa cho các đoàn nước ngoài vào làm việc với EVNHPCSONGBAHA trong các chương trình/dự án đã thỏa thuận;
- Lập lịch công tác và cùng các Phòng ban liên quan chuẩn bị nội dung làm việc với các đoàn khách nước ngoài, đón tiếp và tham gia làm việc;
- Tổ chức biên soạn ấn phẩm ngoại ngữ: Báo cáo thường niên, giới thiệu EVNHPCSONGBAHA, tiếp xúc với cơ quan truyền thông quốc tế;
- Khám sức khỏe định kỳ hàng năm, quản lý bệnh nghề nghiệp của người lao động, phòng chống dịch bệnh, quản lý công tác chăm sóc sức khỏe người lao động, vệ sinh lao động trong cơ quan Công ty;
- Thường xuyên kiện toàn bộ máy, xây dựng đội ngũ chuyên viên trong văn phòng, từng bước hiện đại hóa công tác hành chính văn phòng, chỉ đạo và hướng dẫn nghiệp vụ văn phòng cho các văn phòng cấp dưới hoặc các ban chuyên môn khi cần thiết.